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Case Study

DB Cargo

Digitale Transformation bei DB Cargo - mit der Ablösung eines Legacy Systems bereit für die Zukunft

Case Study

DB Cargo

Digitale Transformation bei DB Cargo - mit der Ablösung eines Legacy Systems bereit für die Zukunft

PKS war von Anfang an ein verlässlicher Partner in der Umsetzung. Mit den Herren Butscher und Albrecht standen uns zwei kompetente externe Kollegen mit Rat und Tat zur Seite. Besonders hervorheben möchte ich die Geschwindigkeit, mit der auf unsere Anforderungen reagiert wurde, sowie die Flexibilität beim Personaleinsatz. Im kommenden Jahr geht es an die finalen Schritte des Projektes, ich bin hierzu bereits im Austausch mit den genannten Kollegen.

Ausgangssituation

Eine der zentralsten Anwendungen im Hause DB Cargo ist WIS – das Wagen-Informations-System. Es bildet das Herzstück für alle logistischen Prozesse und Aktivitäten und wird seit Jahrzehnten in Adabas Natural entwickelt und auf dem IBM Mainframe betrieben. In dem stark umkämpften Markt der DB Cargo und mit einer alternden Entwicklermannschaft, sind Altsysteme wie WIS immer aufwendiger zu pflegen und die Kosten für Wartung und Weiterentwicklung steigen. Zudem ist die Flexibilität bei notwendigen Anpassungen häufig nicht mehr gegeben. Vor diesem Hintergrund entschloss sich das DB Cargo Management bereits im Jahr 2016 das Projekt EVIS zu starten. Ziel von EVIS war es, WIS als System abzulösen.Nach nur kurzer Zeit musste das Implementierungsprojekt in 2017 wegen höher priorisierter aufsichtsrechtlicher Projektvorhaben zurückgestellt werden. Gleichzeitig gab es regulatorische Auflagen, die einen akuten Handlungsbedarf im Bestandssystem zur Folge hatten.

Schematische Darstellung der historisch gewachsenen und sehr komplexen IT Landschaft

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Komplikation und Herausforderungen

Im ersten Jahr der Ablösungsbemühungen war die Idee, WIS „auf der grünen Wiese“, ohne Code-Analyse des bestehenden Systems, quasi neu zu entwickeln anhand fachlicher Anforderungen aus den verschiedenen Business-Units. Dieses Vorhaben musste aber bereits im Herbst 2016 gestoppt werden, weil sich ein nicht tragbarer Zeit- und Ressourcenaufwand abzeichnete. Das Projektteam kam zum Schluss, dass WIS nicht ablösbar sei. Dies lag nach Einschätzung des an drei zentralen Problemen:

1. Verlust von fachlichem Know-how durch den demografischen Wandel:

Die MA mit dem benötigten Know-how im Fachbereich und beim Dienstleister standen nicht mehr zu Verfügung.

2. Fehlende Transparenz über die Abhängigkeiten / Komplexität der Systemfunktionalitäten:

Historisch gewachsen... im falschen System eingebaut. Es fehlte an Dokumentation und ein Wissenstransfer hatte in den letzten Jahren nicht mehr stattgefunden.

3. Verschachtelte Einbettung von WIS in der gesamten IT Landschaft:

Als zentrales System in der IT Landschaft sind alle Domänen der DB Cargo angebunden. Ein falscher Eingriff könnte die gesamten Produktion bei DB Cargo lahmlegen.

Aufgrund der Dringlichkeit der Thematik musste aber dennoch ein Neustart der WIS-Ablösung unternommen werden, denn es war klar, dass sich WIS auch nicht „von selbst“ oder „durch Geisterhand“ ablösen bzw. ersetzen lassen würde. Doch bevor neu gestartet wurde, leitete man die zentralen Lessons Learned ab, die bei der Fortführung berücksichtigt werden sollten:

Technologische Aspekte:

Eingehende Prüfung der Risiken, insb. des Betriebsrisiko, sind für eine Ablösung essenziell

Intensive Prüfung, ob Tools und  Hilfsmittel am Markt zur Verfügung  stehen, um Aufwand zu mindern (Bspw. Tool Code-Analyse,  Dokumentation)

Architektur sollte vor dem  Projektstart feststehen

Für unbekannte Technologie sollte  positiver Nachweis (z.B. Proof of  Concept) gefordert werden

Prozessrelevante Aspekte:

Konsequente Quality-Gates für  Projektstart, -Monitoring und -Richtungswechsel müssen festgelegt werden

Einholung einer 2nd Opinion vor  Projektstart, wenn internes Know-  How nicht ausreicht

Steuerung der Projekte  anpassen, insb. wenn es sich wie bei WIS-Ablösung um ein Domain-übergreifendes Monolith-Projekt handelt

Vor Entwicklungsstart (jedes  Inkrements) muss der Weg bis  Go-Live feststehen

Nur ein Projekt-Owner für jedes  Projekt

Organisatorische Aspekte:

Projektleiter mit ausreichend  Erfahrung einsetzen

Klare Definition und Abdeckung aller Rollen vor  Projektstart

Steuerung der Projekte  anpassen, insb. wenn es sich wie bei WIS-Ablösung um ein Domain-übergreifendes Monolith-Projekt handelt

IT Beraterrolle kompetent besetzen - DB Systel muss im Wesentlichen einbezogen sein für Betriebsführung

Aktiver Aufbau von Kenntnisträgern

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Die drängenden Fragestellungen lagen daher auf der Hand:

Wie kann die Transparenz über die Abhängigkeiten und Komplexitäten der Systemfunktionalität hergestellt werden?

Welches Ablöseverfahren stellt keine Gefahr für den operativen Betrieb der DB Cargo dar bzw. lässt alle aufkommenden Risiken unter Kontrolle halten?

Wie kann das fachliche Know-how zu WIS wieder aufgebaut werden, nachdem die Mitarbeiter mit dem relevanten Wissen im Fachbereich und beim zentralen Dienstleister nicht mehr zur Verfügung stehen?

Das WIS Projektteam entschied sich nach intensiver Sichtung möglicher Partner für PKS und deren Code- Analyse und Re-Engineering Software eXplain

eXplain hilft, Transparenz herzustellen, WIS technisch und fachlich zu durchdringen und dadurch essentielle Möglichkeit für die Zukunft zu eröffnen:

eXplain hilft, Transparenz herzustellen, WIS technisch und fachlich zu durchdringen und dadurch essentielle Möglichkeit für die Zukunft zu eröffnen:

einen Fahrplan zur Neuverortung der WIS-Funktionalitäten zu erarbeiten

Schnittstellen zwischen den verschiedenen fachlichen Einheiten zu identifizieren

WIS vollständig und jederzeit wiederholbar tagesaktuell zu dokumentieren

Neuen Mitarbeitern einfach Systemwissen zur Verfügung zu stellen

Neuen Mitarbeitern einfach Wissen zu vermitteln

Einen Umstieg optimal vorzubereiten, sodass dieser risikoarm und kostenoptimal gestaltet werden kann

Das System ist nicht ablösbar“ war Herausforderung und Motivation zugleich. Zu Beginn galt es diese Hürde zu nehmen und das Mindsetting in den Köpfen und involvierten Parteien wieder auf eine Arbeitsbasis zu bringen, auf der aufgesetzt werden konnte. Danach gelang es mit der einzigartigen eXplain Clustering Technologie, das System transparent für alle, Fachbereich und Entwicklung, so zu zerlegen und Schnittstellen zu visualisieren, dass letztendlich die Basis für eine Neuverortung geschaffen werden konnte. Wichtig war es auch, dass wir ein gemeinsames schlagkräftiges Projektteam zusammengestellt haben, in dem jederzeit offen kommuniziert und konstruktiv zusammen gearbeitet werden konnte.

Vorteile auf einen Blick

Die Durchführung der Code-Analyse und des fachlichen Clusterings waren in nur jeweils 2 Monaten möglich dank Nutzung von eXplain und der Erfahrung von PKS-Experten
Die Zweitmeinung (2nd Opinion) der PKS-Experten brachte der DB Cargo Sicherheit in das weitere Vorgehen und verhinderte „Denkfehler“ durch den Erfahrungsschatz aus ähnlichen Projekten der PKS
Die schrittweise Ablösestrategie für WIS adressierte auch die hohen Risiken bei der Systemüberführung und war somit ideal an die vorhandene Gesamtlandschaft anpassbar
Durch die automatisiert bereitgestellte technische Dokumentation, die funktional ergänzt werden kann, steht eine fortlaufend aktuelle Systemdokumentation zur Verfügung, die das Einbinden neuer Mitarbeiter stark erleichtert, vereinfacht und beschleunigt

Schritt 1

Beauftragung der PKS zur Durchführung einer 2nd Opinion auf Basis der ersten Ablösebemühungen mit zwei Zielen:

Bewertung des bisherigen Projektvorgehens

Durchführung einer initialen Clusteranalyse

Schritt 2

Durchführung einer initialen Clusteranalyse

Schritt 3

Umsetzung von eXplain auf das Gesamtsystem:

Upload des Codes

Verknüpfung technischer Funktionen zu funktionellen Clustern zur Analyse der aktuellen Clusterung

Für jedes funktionelle Cluster wurden alle relevanten Verknüpfungen im Detail identifiziert

Status Quo 2020

Ein zielführender Vorschlag zum weiteren Vorgehen im Projekt WIS-Ablösung der DB Cargo liegt auf dem Tisch:

Ein zielführender Vorschlag zum weiteren Vorgehen im Projekt WIS-Ablösung der DB Cargo liegt auf dem Tisch:

Aufsplittung es Projekts in mehrere Teilprojekte:
1. Fahrzeugdatenbank
2. Schadwagensteuerung inkl. Schadcodes
3. Weiteres Projekt zur schrittweisen WIS Reduzierung

Stärkung der Governance:
1. Im Zweifelsfall sollte immer eine 2nd Opinion eingeholt werden
2. Kein Start der ausgelösten  Projekte ohne Erfüllung Qualitätsanforderungen
3. Ein Haupt-Projektowner und  einen Projektleiter

Aufstellung eines WIS-Kompetenzteams:
1. Kein Einsetzen von Teams die  nicht die Qualitätsanforderungen  (Quality Gates) erfüllen
2. Einbinden von erfahrenen Personen bzw. Kompetenzaufbau bei zentralen Dienstleistern
3. Falls nicht vorhanden: auf  externe Ressourcen zurückgreifen

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