Ein Intranet ist eine beliebte und häufig genutzte Lösung in Unternehmen. Für wen sind Intranetlösungen gedacht? Für jedes Unternehmen? Oder für jedes größere Unternehmen? Um diese Frage sinnvoll zu beantworten, lohnt es sich, die Bedeutung und Funktionen eines Intranets zu verstehen.
Wer benötigt ein Intranet?
Intranet für Unternehmen
Für viele Mitarbeitende ist das Intranet das, was sie als erstes am Morgen sehen, wenn sie ihren Arbeitstag am Laptop oder am Smartphone beginnen. Denn das Intranet ist häufig als Startseite im Browser voreingestellt oder direkt in die zentrale Kollaborationsplattform eingebettet.
Aufbau und Inhalte des Intranets lassen sich beliebig bestimmen. Manche setzen das Intranet als reine Informationsplattform ein, andere lassen auch den Austausch unter den Mitarbeitenden über die Intranetplattform zu. Die Idee dahinter ist, nicht einfach nur den Zugang zu den wichtigsten Unternehmensinhalten zu verschaffen, sondern die Mitarbeitenden zu befähigen, notwendige Inhalte selbstständig und ohne langes Suchen zu finden und sich ggf. dazu auszutauschen.
Publishing Intranet vs. Collaboration-Plattform
| Publishing Intranet | Collaboration-Plattform | |
Content Lifecyle
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Berechtigungen |
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Informationsarchitektur |
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Als Mitarbeiter:in immer up to date
Intranet-Inhalte sind Beiträge, die für alle relevant sind, wie
- Lokale Neuigkeiten & Ankündigungen
- Inhaltsseiten (zu Abteilungen, Initiativen, Vorstand, Gebäuden etc.)
- Anleitungen
- Ansprechpartner:innen
- Mitarbeitendenverzeichnis
- Personalthemen, wie Krankmeldung oder Urlaubsanträge
- Mitarbeitendenumfragen
- FAQs
oder auch der aktuelle Speiseplan in der Kantine. Mit einer intuitiven Aufmachung und der einfachen Suche als zentrale Funktion profitieren Unternehmen dabei vor allem von informierten, selbständigen Beschäftigten. Mitarbeitende, die up to date sind, fällt es zudem leichter, abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten, weil sie über das Intranet beispielsweise von den Projekten anderer Kolleg:innen erfahren, sich dazu austauschen und ggf. sogar neue Synergien schaffen.
Das Intranet geordnet wie ein Wissensmanagement-Tool
Um sicherzustellen, dass Daten nicht nur thematisch, sondern auch nach deren unterschiedlichen Anwendungsfällen geordnet (und noch wichtiger: schnell gefunden und genutzt) werden können, sollten die folgenden zwei Ansätze besonders beherzigt werden:
Informationsarchitektur
Um einen schnellen und verständlichen Zugang zu den geteilten Informationen zu ermöglichen, hat sich bewährt, von Anfang an auf eine übergreifende Informationsarchitektur zu setzen.
Nutzungskonzept
Damit der einzelne Mitarbeitende keine Guideline lesen muss, die ihm aufzeigt, was erlaubt ist und was nicht, sollten Funktionalitäten oder entsprechende Hilfen automatisch im richtigen Kontext erscheinen. Dies gelingt mit einer sauber definierten Governance und einem stringenten Nutzungskonzept.
Ansonsten gelten die klassischen Spielregeln aus dem Webumfeld, die den Mitarbeitenden helfen, über eine intuitive Navigationsführung ans Ziel zu gelangen. Ob diese Navigation statisch oder dynamisch aufgebaut ist, ob bestimmte Bereiche durch Zugriffsberechtigungen abgeschottet werden, ist eine Frage der technischen Möglichkeiten und der Compliance-Anforderungen.
Das Intranet als fester Bestandteil des Digital Workplace
Während der Digital Workplace alle Tools und Plattformen umfasst, die Mitarbeitende für die Arbeit zur Verfügung hat, ist das Intranet meist nur ein Bestandteil deselbigen. Allerdings ein besonders wichtiger Bestandteil und zwar für die interne Kommunikation. Gerade jetzt mit dem dauerhaften Umzug vom Büro ins Home Office ist das Intranet in vielen Unternehmen zum Hauptkommunikationskanal geworden, um die Mitarbeitenden weiterhin zu erreichen. Damit ist die Frage, für welche Unternehmen ein Intranet sinnvoll ist, leicht beantwortet: für alle, die Informationen und Neuigkeiten an einem zentralen Ort für alle Mitarbeitenden zur Verfügung stellen und ggf. sogar den Austausch unter den Mitarbeitenden fördern möchten. Das bietet sich insbesondere für diejenigen Unternehmen an, die an mehreren Standorten vertreten sind. Die nächste Frage müsste nun mehr lauten: Welches Intranet ist für das eigene Unternehmen geeignet ― ein Publishing Intranet oder eine Collaboration-Plattform?